Na czym polega księgowość uproszczona i kto może z niej skorzystać?

Księgowość uproszczona polega na rejestrowaniu tylko kluczowych zdarzeń finansowych – głównie przychodów i kosztów – bez prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Zazwyczaj wybierają ją mikro i małe firmy oraz jednoosobowe działalności, które nie przekraczają limitu 2 mln euro przychodów rocznie. W praktyce stosuje się dwie główne formy: KPiR (podatkowa księga przychodów i rozchodów) albo ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. To rozwiązanie zmniejsza koszty obsługi i czas poświęcany na formalności, choć zapewnia mniej szczegółowy obraz finansów niż pełna księgowość.

Przeczytaj również: Co powinna zawierać umowa na ubezpieczenie domu?

Na czym dokładnie polega księgowość uproszczona?

W księgowości uproszczonej przedsiębiorca prowadzi proste ewidencje zamiast rozbudowanych ksiąg rachunkowych. W zależności od wybranej formy opodatkowania są to: KPiR (gdy rozliczasz się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym) albo ewidencja przychodów (gdy wybierasz ryczałt). Celem jest obliczenie dochodu lub przychodu do opodatkowania oraz wyliczenie zaliczek do PIT lub CIT.

Przeczytaj również: Jakie są najczęstsze błędy w rozrachunkach publicznoprawnych i jak ich unikać?

Przykład w praktyce: prowadząc KPiR, zapisujesz każdą fakturę sprzedaży w kolumnie przychodów oraz koszty (np. zakup towaru, paliwo, usługi) w kolumnie rozchodów. W ryczałcie księgujesz tylko przychody, a stawkę podatku określa rodzaj działalności (np. 8,5%, 12%, 15% – w zależności od PKWiU).

Przeczytaj również: Pomoc administracyjna dla Polaków we Francji – jak usprawnić procesy biznesowe?

Do podstawowych obowiązków należą: wystawianie i przechowywanie faktur, rachunków, paragonów, prowadzenie ewidencji VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem), terminowe rozliczanie podatków i składek ZUS. Nie przygotowujesz bilansu ani rachunku zysków i strat, co ogranicza biurokrację.

Kto może skorzystać – kryteria i wyłączenia

Z księgowości uproszczonej mogą korzystać: jednoosobowe działalności gospodarcze, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie, o ile ich roczne przychody netto (bez VAT) nie przekraczają 2 mln euro (limit liczony według średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego). Limit dotyczy przejścia na pełne księgi – po jego przekroczeniu od następnego roku trzeba prowadzić pełną księgowość.

Zwykle z uproszczonej ewidencji nie skorzystają spółki kapitałowe (sp. z o.o., S.A.) – dla nich ustawowo przewidziano pełne księgi rachunkowe. Dodatkowo, niektóre rodzaje działalności lub źródła przychodów mogą być wyłączone z ryczałtu (np. określone usługi finansowe), co warto sprawdzić przed wyborem formy opodatkowania.

Formy prowadzenia: KPiR a ryczałt – co wybrać?

KPiR sprawdza się, gdy ponosisz istotne koszty. Podatek liczysz od dochodu (przychód minus koszty). Możesz rozliczać się na skali (12% i 32%) lub podatkiem liniowym 19% – wybór zależy od wysokości dochodów i ulg. Masz prawo do kosztów uzyskania przychodów, amortyzacji czy rozliczania samochodu.

Ryczałt jest prostszy – podatkujesz sam przychód stawką zależną od rodzaju działalności. Gdy koszty masz niskie i przewidywalne, ryczałt bywa korzystny. Nie rozliczysz jednak kosztów, a niektóre branże mają wyższe stawki, co może zniwelować korzyści.

Praktyczna wskazówka: policz warianty na realnych danych z 3–6 miesięcy. Jeśli udział kosztów w przychodzie jest wysoki (np. >40%), KPiR zwykle wypada lepiej. Przy niskich kosztach i prostym modelu – ryczałt wygrywa prostotą.

Jakie obowiązki pozostają po stronie przedsiębiorcy?

Nawet w modelu uproszczonym musisz terminowo:

• ewidencjonować przychody i koszty (KPiR) lub same przychody (ryczałt),
• gromadzić dowody księgowe (faktury, rachunki, paragony) i przechowywać je przez wymagany okres,
• rozliczać PIT lub CIT oraz zaliczki, a jeśli dotyczy – VAT,
• opłacać składki ZUS (preferencyjne, mały ZUS plus lub standardowe – zależnie od sytuacji),
• prowadzić ewidencję środków trwałych i wyposażenia (gdy korzystasz z amortyzacji, głównie przy KPiR).

To wciąż mniej formalności niż przy pełnej księgowości, ale poprawność dokumentów i terminowość mają kluczowe znaczenie w razie kontroli.

Korzyści i ograniczenia, o których warto wiedzieć

Zalety: mniejsze koszty obsługi księgowej, mniej czasu na formalności, szybsze rozliczenia, prostsze zasady. Dla młodych firm uproszczona ewidencja bywa najlepszym startem – pozwala skupić się na sprzedaży i produktach.

Wady: ograniczona analityka finansowa, brak pełnego sprawozdania (bilans, RZiS), trudniej pozyskać szczegółowe wskaźniki dla inwestorów lub banków. Gdy firma dynamicznie rośnie, braki informacji zarządczej mogą utrudniać decyzje. Po przekroczeniu limitu 2 mln euro i tak przejdziesz na pełne księgi.

Najczęstsze pytania przedsiębiorców – krótkie odpowiedzi

– Czy mogę przejść z KPiR na ryczałt w trakcie roku? Zmianę formy opodatkowania co do zasady zgłasza się do 20. dnia miesiąca po osiągnięciu pierwszego przychodu w roku (albo do końca roku poprzedniego). W trakcie roku zmiana jest co do zasady niedostępna, z wyjątkami przewidzianymi przepisami.

– Czy będąc na ryczałcie, muszę mieć kasę fiskalną? Zależy od rodzaju sprzedaży i limitów obrotu na rzecz osób fizycznych – decydują osobne przepisy o kasach fiskalnych.

– Co z VAT? Status VAT-owca nie wyklucza księgowości uproszczonej. Prowadzisz wtedy dodatkowo ewidencje VAT i składasz deklaracje (JPK_V7).

– Czy karta podatkowa jest dostępna? Dla nowych firm – nie. Karta funkcjonuje wyłącznie dla podatników, którzy nabyli do niej prawo przed zmianą przepisów i je kontynuują.

Jak zdecydować: prosta ścieżka wyboru dla mikro i małych firm

Jeśli prowadzisz usługi z niskimi kosztami stałymi, rozważ ryczałt. Jeżeli masz zakupy towarów, inwestycje, amortyzację – częściej wygra KPiR. Sprawdź limit 2 mln euro, przewidywany wzrost sprzedaży i wymagania kontrahentów (np. oczekiwanie szczegółowych raportów). W razie wątpliwości wykonaj symulację podatkową na danych historycznych i planach sprzedażowych.

Potrzebujesz wsparcia przy wyborze formy opodatkowania, rejestracji działalności i bieżących rozliczeniach? Skorzystaj z lokalnego wsparcia – sprawdź księgowość uproszczona w Szczecinie, by szybko zweryfikować, która opcja da Ci realne oszczędności.

Najważniejsze wnioski dla przedsiębiorcy

• Księgowość uproszczona to prostsze rejestry (KPiR lub ryczałt), mniej formalności i niższe koszty obsługi niż pełne księgi.
• Korzystają z niej głównie JDG oraz małe spółki osobowe, o ile nie przekroczą 2 mln euro przychodów netto rocznie.
• Wybór między KPiR a ryczałtem zależy od struktury kosztów i specyfiki działalności; policz oba warianty na własnych danych.
• Choć prostsza, ta forma wymaga rzetelnej ewidencji dokumentów, rozliczeń podatkowych i ZUS – zaniedbania kosztują.